システムリプレイスとは？旧システムを刷新する目的や進め方を徹底解説

システムリプレイスとは、老朽化した基幹システムの入れ替えやIT環境の最適化を図ることです。この記事では、システムリプレイスの概要やメリット、成功させるための手順を解説します。代表的な4つの方式を比較しながら、自社に合う最適な進め方を検討できます。将来を見据え、システム刷新を検討している企業にとって、きっと参考になる内容です。

システムのリプレイスとは？

基幹システムのリプレイスは、システムを新しく作り替えるという意味があり、長期的に使われていた社内のシステムをより使いやすいものに更新する事を指します。「システムリプレース」と表現される場合があり、どちらの表記が正しいのか迷う方もいるかと思いますが、意味は同じです。リプレイスやリプレースの語源は、英語のreplace（取り替える）からきています。

システムリプレイスの目的

システムリプレイスは、製品のパフォーマンス向上や保守管理の簡素化などを目的に行われます。長年の使用によりカスタマイズが積み重なることで、内部構造が複雑化し、結果的に属人化してしまったり、メーカーによるサポート期間が終了するといった可能性が生じます。

メーカー保守に入ると機器の故障に対する保守対応が期待できますが、メーカー保守には一定の期限が設けられているため、それを過ぎると保守サービスを利用できなくなります。サポート期限の終了がきっかけとなり、リプレイスを行う場合が多いです。また、事業の拡大や今後の戦略上の必要性から、システムリプレイスが求められる場合もあります。

リプレイスは導入してから約5年

一般的にシステムリプレイスを行う目安として、導入してから約5年と考えられています。この期間は、国税庁が規定するソフトウェアの耐用年数（減価償却期間）が5年であることに起因しています。

ソフトウエアの取得価額と耐用年数についてはこちら

ただし、システムリプレイスを行う時期はケースバイケースなため、必ずしも5年という期間が最適なわけではありません。システムの使用状況や企業のビジネス環境などによって影響を受けます。そのため、一部のシステムは5年未満で劣化する一方で、他のシステムは数十年経っても問題なく利用されることがあります。サポート期間が終了した場合だけでなく、システムエラーなど技術的な問題が頻発したり、業務内容の変化にシステムの機能が対応できていない場合にはリプレイスを検討した方が良いでしょう。

マイグレーションとの違い

リプレイスと混同しがちなのが、マイグレーションです。マイグレーションは、OSやデータベース管理システム、開発言語などのシステム環境を変更するプロセスを指します。「データベースマイグレーション」や「アプリケーションマイグレーション」などと呼ばれることもあります。

例えば、OSのサポートが終了した際や、保守運用のコストが上昇した場合に実施されます。マイグレーションでは、環境が変わる一方で、システム自体は既存のものを使用し続けるのが特徴です。この過程は「移転」や「移動」といった意味があり、新しい環境に引っ越すというイメージになります。一方、システムリプレイスでは既存の環境をそのままに、ハードウェアを含むシステム全体を一新します。

一言でいうと、環境を変更するのがマイグレーションであり、新しいシステムを導入するのがシステムリプレイスなのです。

システムリプレイスのメリット

システムリプレイスを行うメリットは以下の通りです。

（1）最新セキュリティの確保

システムリプレイスには、最新セキュリティの確保に寄与するメリットがあります。古いシステムを長期間使い続けると、必要なスペックに適合せず、新しいソフトウェアへの移行が難しかったり、サポートが終了したりする可能性が高まります。

近年では、サイバー攻撃の手法が多様化しており、企業は強固なセキュリティ対策を構築することが重要な課題となっています。適切なタイミングでシステムリプレイスを行うことで、最新のセキュリティ機能を導入し、高い安全性を確保できます。

（2）動作の安全性を確保

システムリプレイスによって、新しいハードウェアやソフトウェアにアップグレードすることで、システムの動作の安定性を確保できます。たとえば、ハードウェアを更新すると処理能力が向上し、データの保存領域が増加します。これにより、動作が遅くなることやデータの保存に関する問題を予防・解決できます。

同時に、故障や破損のリスクも予防できるため、将来的なシステムの動作の安定性も確保できます。システムリプレイスは、最新の技術や機能を導入することで、システム全体のパフォーマンスと信頼性を向上させる重要な手段です。

（3）デジタル化（DX）推進によるビジネス拡大の可能性

システムリプレイスを実施することで、業務のデジタル化を進めやすくなるといったメリットがあります。

業務のデジタル化を促進するには、様々なシステムを連携させたり、AIなどトレンドを取り入れる必要があります。しかし、現行のシステムがこれらに対応しきれない場合もあります。

新しいシステムへの変更により、デジタルトランスフォーメーション（DX）に柔軟に対応でき、今まで対応できなかった業務ニーズや機能などが実現可能となり、新たなビジネスチャンスを掴む可能性も高まります。システムリプレイスは、現代のビジネス環境においてデジタル化を加速させ、競争力を向上させる一翼を担っています。

システムリプレイスのデメリット

ここからは、デメリットについても紹介していきます。下記のようなリスクがあることを把握し、対策することでリプレイスの失敗を未然に防げるでしょう。

（1）時間とコストがかかる

システムリプレイスには計画、開発、テスト、実装といった複数のフェーズが伴い、これが時間とコストの増加に繋がります。システムを業者に依頼する場合は導入初期費用やライセンス費用、トレーニングなどのコストも発生します。

（2）予期せぬエラーや問題発生

新しいシステムに移行する際には、現行システムとの互換性やデータの整合性などに問題が生じることがあります。そのため、移行作業中に問題が発生した場合には、迅速かつ適切な対応が求められます。

移行中のデータ損失は致命的であり、ビジネスに深刻な影響が生じる可能性があるため、データの取り扱いには特に注意が必要です。

（3）従業員への負荷

新しいシステムの操作方法を学習させる必要があり、これにより移行作業中には従業員の業務負荷が増加することが予想されます。組織は適切なサポートやトレーニングを提供し、従業員との円滑なコミュニケーションを確保することが求められます。

システムリプレイス４つの方法

システムリプレイスには主に4つの方式があります。

（1）一括移行方式

一括移行方式は、既存のシステムを一度に新しいシステムに切り替える方法です。この方法は、全ての作業を一気に進めることができるため、コストと時間を効果的に節約できます。また、新旧のシステムを同時に使う必要がないため、システム同士の互換性の問題を回避できます。

一方で、リプレイスの作業中にシステムが一時停止するため、その期間中はビジネスに影響が出る可能性があります。そのため、週末や連休を利用して行うことが多いです。

（2）段階移行方式

段階移行方式は、システムを部分的・段階的に新しいものに置き換えていく方法です。この方法は、もし移行の途中で問題が生じた場合でも、その影響を限定的に抑えることができます。移行失敗時の影響が少ない一方で、数回にかけて移行を行うため、全ての作業が完了するまでに時間を要します。

ただし、一部のシステムだけが新しくなるため、新旧のシステム間でデータや機能の互換性に関する問題が発生する可能性があります。現状、一括移行が難しい企業が多いため段階移行方式が現実的な選択肢となります。

（3）順次移行方式

順次移行方式は、新旧のシステムを同時に運用し、新システムに問題がないか確認しながら徐々に切り替えていく方法です。

この方法は、新旧のシステムを一定期間同時に運用することで、問題の洗い出しや対策を経て、安心して新システムへ完全に移行できます。新システムに問題があっても、旧システムが同時に稼働しているので、現場に大きな負担がかかることはありません。

一方で、新旧システムを同時に運用する必要があるため、一定期間ランニングコストが発生します。また、同時に2つのシステムを管理する手間や、データの一貫性を確保するための作業負担が発生する点にも注意が必要です。

（4）パイロット移行方式

パイロット移行方式は、最初に特定の部署で新システムを試験的に運用し、問題がなければ他の部署へと拡大していく方法です。

この方法の利点は、トラブルが発生してもその影響を局所化できることです。また、初期段階で得られた経験やノウハウを、次のステージで有効に活用できます。

ただし、ある部署での成功が他の部署でも必ずしも成功するとは限りません。異なる部署には独自の要件や環境があるため、それらに合わせるための追加的な調整や改修が必要になる可能性がある点に注意する必要があります。

システムリプレイスの流れ

（1）チームを発足する

まず重要なのは、システムリプレイスを進めるためのチームを結成することです。このチームには、情報システム部門のメンバーだけでなく、システムを実際に使用する部門のスタッフや、予算に関する担当者など、さまざまな部門が関与する必要があります。これにより、実際の現場での経験や財務的な観点を考慮した広範な視点からの検討や意思決定が可能となり、プロジェクトの成功に向けて万全の体制を整えることができます。

（2）要件を整理する

チームを組んだら、次はリプレイスの要件を明確にしましょう。現行のシステムで実現できていることとできていないことを洗い出し、新しいシステムをどのように構築すべきかを検討します。要件の整理が不十分なまま進めてしまうと、時間やコストを投じて切り替えを行っても、目標を達成できなくなる可能性が高まります。業務の進行に致命的な問題が生じるリスクもあるため、絶対に要件を明確に整理しておきましょう。

（3）移行計画を立て、業者選定

次に、システムリプレイスの具体的な計画を策定し、見積もりを作成します。計画では、リプレイス対象のシステムの全体像や機能、データの範囲、そして移行作業のスケジュールを定めていきます。

同時に、費用やスケジュールの観点から複数のシステム開発業者に見積もりを依頼し、最適な業者を選定することが大切です。各業者の技術力、信頼性、サポート体制、コストパフォーマンスなどを包括的に検討し、企業のビジネスに最も適した解決策を選択します。

（4）システムを開発・テストを行う

計画が整ったら、実際にシステムを開発し、問題がないかどうかをテストします。システム開発は、基本的に要件定義→設計→プログラミング→テストの順に進めます。

また、移行データの準備も欠かせません。ほとんどの場合、データをそのまま移行できるような互換性の高いシステムではなく、データの調整や加工が必要です。リプレイス後には、データやファイル形式がどのように変わるのかを確認し、新しいシステムでもスムーズにデータが反映されるよう、移行データを準備しましょう。

（5）リハーサルを行い、移行を実施

すぐに移行してしまうと、トラブルの危険性が高まります。まずは、リハーサルを行い問題なく移行できるかを確認しましょう。リハーサル中に浮かび上がった課題は、本番の移行前に対処する必要があります。

リハーサルが成功したら、本番の移行作業に進みます。既存のシステムと新システムでデータの整合性が確保されているか、確認する必要があります。

システムリプレイスを成功させる3つのコツ

ここでは、システムリプレイスを成功させるコツを解説します。

（1）段階的・スモールスタートで進める

複数のシステムを一度にリプレイスすると、把握すべき内容が増え、トラブル時の影響も大きくなります。停止すると重大な問題が発生するシステムは、優先順位を決めて段階的に移行する方法がおすすめです。

小さな範囲から始めて徐々に範囲を広げることで、問題発生時の影響を限定しながら確実に移行を進められます。

（2） 業務停止リスクを認識して備える

システムを切り替える瞬間や切り替え後に不具合が発覚すると、業務が停止してしまうリスクがあります。特に基幹システムのリプレイスでは、基幹業務が止まると企業活動に甚大な影響を及ぼします。

移行リハーサルやテストを繰り返し実施し、並行稼働（新旧システムを同時に稼働させる期間）を設けるなどして、移行後も業務が止まらないかを必ず確認しておきましょう。

（3）データ連携の確認を怠らない

システムリプレイスでよく見落とされがちなのが、既存システム間のデータ連携です。
新システム導入後に「データがうまく連携できず一部の業務が止まった」というケースも少なくありません。

あらかじめ連携方法を整理し、必要に応じてERP（基幹統合システム）の導入も検討するなど、運用全体に支障が出ない仕組みを用意しておきましょう。

ポイントシステムリプレイスならトリニティ

当社は長らくポイントシステム構築を主力製品としており、さまざまな業種や企業規模にわたるお客さまに顧客管理サービスやポイントシステムの構築を提供してまいりました。また、ポイントシステムのパイオニアとして、日々自社のサービスに課題を抱える企業様から、ポイントシステムリプレイスに関する相談を受けております。

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システムリプレイスのまとめ

今回は、システムリプレイスについて、その概要やメリット、手順についてご説明しました。システムリプレイスは、古くなったシステムを新しいものへ置き換え、業務効率化や最新セキュリティの確保、将来のDX推進を実現するために欠かせない取り組みです。一括移行や段階移行など、複数の方法があり、自社の状況に合った進め方を選ぶことが重要です。

ただし、リプレイスは単なるシステム更新ではなく、企業成長の基盤をつくる大切なプロジェクトです。業務停止リスクやデータ連携の課題にも十分に備え、計画的に進めましょう。

自社に最適な方法を検討し、将来を見据えた強固なシステムを築いてください。