【ポイントシステムをリプレイス】システムリプレイスのタイミングと注意点をご紹介！

ポイントシステムとは？

ポイントシステムとは、商品の購入や実店舗・ECサイトへの来店に応じて、顧客へ付与されるポイントを管理するためのシステムです。
近年、ECサイトでのポイント利用やスマホアプリ形式のポイントカードが増えています。ポイント履歴や顧客の情報をポイントシステムで管理することで、顧客のニーズを分析したり、顧客データを簡単に整理できるため、ポイントシステムは新規顧客を獲得したい方や売上を伸ばしたい方に推奨したいサービスです。

ポイントシステムのリプレイスについて

ポイントシステムのリプレイスとは、古くなってきたポイントシステムを新しいシステムに置き換えることを指します。リプレイスを行うことで、機能の向上・データ管理の効率化・顧客満足度の向上などが期待できます。また、ポイントシステムのリプレイスは、システムの老朽化や業務効率を向上したい場合に特に有効です。新しいシステムへの移行により、より良いサービスを顧客に提供することができます。

リプレイスの目的

リプレイスの目的は、主に「攻め」と「守り」の2種類のケースに分けられます。

攻めの目的

ポイントシステムをリプレイスすることで、競合他社と差別化し、顧客に対してより魅力的なポイントプログラムを提供できます。例えば、新システムの導入により、ポイント管理やデータ分析の効率が改善され、顧客の購買履歴や嗜好を分析することで、1人ひとりにパーソナライズされた販促施策を実施することも可能です。顧客データを活用することで、商品やサービスの改善点や新商品・新サービスの開発に役立てることができます。

これにより、業界内での優位性を確立し、新規顧客の獲得や既存顧客の離脱を防ぐことができます。

守りの目的

現在導入しているポイントシステムが古くなると、サポートやアップデートが困難になる場合があります。システムのリプレイスによって、最新の技術を取り入れることで、システムの信頼性と安全性を確保します。

また、長期間使用している場合、システムが複雑化して管理やメンテナンスが難しくなる場合があります。システムリプレイスすることで、システムの統合や簡素化を進め、管理の負担を軽減できます。

ポイントシステムリプレイスのタイミング

一般的にシステムリプレイスを行う目安として、導入してから約5年と考えられています。この期間は、国税庁が規定するソフトウェアの耐用年数（減価償却期間）が5年であることに起因しています。

また5年も経てば、新しいポイントシステムが開発されている可能性が高く、顧客へ提供しているシステムが古く感じてしまう場合もあります。業務内容の変化にシステムの機能が対応できていない場合にはリプレイスを検討した方が良いでしょう。

システムリプレイスの方法や、流れが知りたい方はこちら

以下に、具体的なリプレイスのタイミングや目安をご紹介します。

(1)システムの保守切れ・老朽化

使用しているポイントシステムが導入されてから数年が経過している場合、技術の進化に追いつけず、機能が古くなっている可能性があります。システムのパフォーマンスが低下していたり、サポートが終了している場合は注意が必要です。これにより、セキュリティリスクの増加や機能制限、メンテナンスの困難、コストの増加などが発生する可能性があります。

また、古いシステムはサイバー攻撃やデータ漏洩のリスクを高めるほか、新しい機能への対応が難しく、業務の効率が悪化することがあります。システムの保守切れや老朽化が進む前に、新しいシステムへのリプレイスを検討し、業務の効率を保つことが重要です。

 (2)顧客に対する施策の見直し

顧客のニーズは常に進化しており、従来のポイントシステムが顧客の期待に応えられなくなることがあります。例えば、紙のポイントカードよりも、スマートフォンアプリで手軽にポイントを管理したいというデジタル化への期待や、ポイント付与のタイミングや使い勝手に関する不満が増えることが考えられます。

これらの変化に対応するためには、デジタル化の推進が重要です。スマートフォンやタブレットでポイントを管理できるようにし、リアルタイムでのポイント確認や利用を実現することで、顧客の利便性を高めることができます。ポイント付与のタイミングを迅速にし、リアルタイムで反映させることで顧客の期待に応えることができます。さらに、顧客の行動や購入履歴に基づいたパーソナライズされた特典やキャンペーンを提供することで、より魅力的なポイントプログラムを実現し、顧客満足度を向上させることができます。

(3)市場の変化とのギャップ

顧客の購買パターンや利用デバイスが急速に変化する中で、ポイントシステムがその変化に追いついていないと感じた場合はリプレイスのタイミングです。例えば、現在のシステムがモバイルアプリ対応やオムニチャネル戦略への統合ができない場合、顧客体験の向上を阻害する要因となります。
リプレイスを検討する際には、最新の技術を活用し、顧客の期待に応えるための機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。モバイル対応やオムニチャネル戦略を取り入れることで、顧客の購買体験を向上させ、ビジネスの競争力を強化することができます。市場の変化に迅速に対応できるシステムを導入することで、長期的な成長と成功を実現することができます。

 (4)運用コストの見直し

システムのメンテナンスや修正作業にかかるコストが増加している場合、より効率的でコストパフォーマンスの高い新しいシステムへのリプレイスを考えるべきです。特に、古いシステムは保守・運用に手間がかかり、その結果として高額なコストが発生することがあります。

新しいシステムはより高い自動化機能を備えており、業務プロセスの効率化が進むことで、長期的にはトータルコストの削減が期待できます。

ポイントシステムの見直し3つのパターン

ポイントシステムを見直す3つのパターンをご紹介します。ぜひ参考にしてください

（1）顧客データ活用が難しい紙カード・リライトカードをデジタル化で改善

紙のスタンプカードやリライトカードからのデジタル化は、システムリプレイスとは呼ばれない場合もありますが、実際には多くの企業で見られる重要な変革の一環です。従来の物理的なカードでは、顧客管理の効率性やデータの活用に限界がありましたが、デジタル化によって顧客管理の効率を大幅に向上させます。

また、顧客にとっても利便性が向上し、カードの紛失や再発行のコストが削減されます。顧客のデジタルデバイスでポイントの確認や利用ができるようになるのもメリットです。

（2）共通ポイント加盟店から独自ポイント構築への切り替え

大手共通ポイント加盟店から独自ポイント運用に切り替える場合、既存の顧客データやポイント残高データは、自社の情報ではないため、移行ができません。しかし、独自のポイントシステムを導入することで、自社のポイントカードを発行し、自社ブランドを確立することができます。独自ポイントへの切り替えは、顧客との関係を深め、自社のブランドを強化する大きな機会です。

（3）グループ企業間でのポイント共通化

同じグループ内で異なるポイントプログラムが存在する場合、それを統一し、グループ全体での利用を可能にすることで、グループ内のシナジー効果が期待できます。ただし、グループ内で運営企業が異なる場合、POS（販売時点情報管理）システムが統一されていないことが多く、POSの改修には膨大な費用がかかる可能性があります。このため、コストを抑えつつ効率的に運用を進めるためには、POSを改修するのではなくポイント専用の端末を新たに追加する方法が有効です。

ポイントシステムリプレイスを成功させるためのポイント

最後に、ポイントシステムのリプレイスを成功させるために押さえるべき4つのポイントをご紹介します。

（1）入念に要件定義を進める

要件定義はシステムリプレイスの重要なステップで、従来のシステムの状態や課題を明確にし、新システムに必要な機能を詳細に定義します。顧客にとって使いやすいサービスであるか、既存データの移行はスムーズに行えるのか、POSや基幹システムとの連携は可能なのかなど事前に調べる必要があります。要件定義が不十分だと、業務の使い勝手や課題が解決できず、リプレイス中にカスタマイズが必要になることもあります。これによりコストや時間が増加する可能性があるため、複数のベンダーに提案を依頼し、詳細な要件分類を行うことを推奨します。

（2）余裕を持ったスケジュールを立てる

プロジェクトのスケジュール管理で重要なのは、タスクを細かく分けてリスクを想定し、余裕を持ったスケジュールを立てることです。直接的なタスクだけでなく、新システムの社内周知、教育、問い合わせ窓口の設置などの間接的なタスクも整理することで、スムーズな導入が実現します。特に、現場でシステムを使用するスタッフが新しい操作方法に慣れるまで、十分なサポートを提供しましょう。

（3）信頼できるベンダーを選ぶ

システムリプレイスには、システムやサーバー、ネットワーク、セキュリティに関する専門知識と技術が必要であり、自社だけで進めるのは難しいため、信頼できるシステム開発会社に依頼して共同で進めることを推奨します。依頼することで、自社で気づけなかった課題を発見し、最適なシステム導入につながる場合もあります。

しかし、すべてをベンダー任せにせず、自社で課題やゴールを明確にし、積極的に意見や要望を伝えて、主体的にプロジェクトに関わることが成功の鍵です。

ポイントサービスのリプレイスならトリニティにお任せ

当社は20年以上ポイントシステム構築を主力製品としており、さまざまな業種や企業規模にわたるお客さまに顧客管理サービスやポイントシステムの構築を提供してまいりました。また、ポイントシステムのパイオニアとして、日々自社のサービスに課題を抱える企業様から、ポイントシステムリプレイスに関する相談を受けております。
現在ご使用中のポイントシステムに疑問やお悩みがある企業様は、些細なことでもお気軽にお問い合わせください。具体的な課題が分からない企業様も大歓迎です。お客さまのビジネスに最適な解決策を見つけるお手伝いをいたします。

まずは相談してみる

（4）会社全体でポイントシステムリプレイスに対する共通認識を持つ

ポイントシステムリプレイスを成功させるためには、担当部署だけでなく、経営層や会社全体で目的・意義・重要性・難易度について共通認識を持つことが重要です。

プロジェクトの進行には十分な予算や期間、人材が必要で、失敗すると事業運営やビジネスに悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、ポイントシステムリプレイスには経営層の理解とサポートが不可欠です。また、新システムの導入に伴う業務プロセスの変化や操作方法の習得には社内周知も必要です。会社全体で一丸となってリプレイスに取り組む体制を整えましょう。

まとめ

今回はポイントシステムのリプレイスについてまとめました。リプレイスを成功させるためには、既存システムの状態や課題内容を整理し、経営層や現場社員も含め会社全体で取り組むことが大切です。万が一のトラブルが発生した際、日常業務への影響を最小限に抑えられるように信頼できるベンダーを選び、自社システムのリプレイスを進めることをおすすめします。ポイントシステムのリプレイスを検討されている方は、本記事を参考にしてみてください。